E-post for prosjektstyring? Stopp en halv!

E-post for prosjektstyring? Stopp en halv!

Prosjektstyring via e-post skalerer dårlig, noe disse to damene kan skrive under på.

E-post er fantastisk, bare ikke forsøk å få det til å løse problemer som er for komplekse.

E-post skalerer dårlig. Derfor bør terskelen være lav for å vurdere alternative kommunikasjonsformer når man skal: 

  • Kommunisere med mer enn ett menneske
  • Kommunikasjonen er av en viss kompleksitet.

Her er problemer som ofte oppstår med e-post:

1. Endeløse tråder tåkelegger informasjon og skaper forvirring

Hvis du noen gang ser en e-post med "Re: Re: Re" vet du hva jeg mener.

E-posttråder med flere involverte en tendens til å bli lange, men ikke nok med det. Hvis den også begynner med digresjoner blir det vanskelig å i det hele tatt finne ut hva som var den opprinnelige hensikten med diskusjonen...

2. Tekst fører ofte til misforståelser

Mennesker er visuelle dyr, og med ren skriftlig kommunikasjon går vi glipp av kroppsspråk, ansiktsuttrykk og tonefall.

"Dette må fikses..." kan enten bety "Dette må fikses og burde egentlig vært fikset for lenge siden!" eller "Dette bør fikses på et eller annet tidspunkt".

Ikke bare er det bortkastet tid å forsøke å tolke intensjonene i en e-post, men hvis ikke mottakeren engang forstår hva hva som forventes av ham, kaster alle partene bort tid for å oppklare.

I prosjektstyringsverktøy er det lettere å delegere ansvar eksplisitt, slik at det er klart hvem som har ansvaret for hva, og hvor høy prioritet de ulike oppgavene har.

3. Desentralisert informasjon

I et prosjekt er det alltid slik at ulike parter eier ulike deler av prosjektet. Dette blir fort et problem hvis dokumentasjonen blir fordelt over et utall innbokser, vedlegg, chatter og uformelle møter uten notater.

Det er bedre med ett offisielt sted der man går for å finne sannheten.

Alternativt må alle stadig "samle bevis" og rekonstruere hva som faktisk er situasjonen.

4. Vedlegg og versjonskontroll

Har du prøvd å jobbe med en Word-fil, sende det over til 3 kollegaer som så svarer med 3 nye vedlegg med rettinger og nye ideer? Vi kondolerer til familien din.

Det er umulig å holde styr på en fil når den blir sendt rundt til flere personer for endringer, gjennomgang og godkjenning. Hvordan vet du hvilket vedlegg som er det sist oppdaterte? Kanskje du kan løse det ved filnavn?

"Referat 22-juni-v2-retting3-edit5.doc"

Nei.

Et smartere alternativ til e-post

Svaret er å bruke et lettvekt prosjektstyringsverktøy. Et prosjekt trenger ikke være noe som skal foregå over måneder.

Et prosjekt kan inneholde ulike delprosjekter der man involverer tredjepersoner som man ikke vil involvere i hele prosjektstyringverktøyet(som Jira eller Target Process). En god ide er å bruke verktøy som Basecamp eller Trello.

Her er hva du bør se etter:

  • Brukervennlighet! Ingen vil bruke verktøy som føles tunge.
  • Mulighet for alle deltakerne til å se og redigere i sanntid
  • Et sentralt sted for notater, diskusjoner og filer for å få tilgang til enhver tid, på hvilken som helst enhet
  • Fleksibilitet til å integrere med andre programmer du bruker, som Google Apps, Salesforce, Dropbox, eller Evernote
  • Mulighet til å sette alarmer og påminnelser for endringer og viktige datoer

 

Henrik Akselsen

Henrik Akselsen

Les flere artikler fra Henrik Akselsen.

CMS-konsulent, utvikler og webanalytiker i Frontkom. Langt over gjennomsnittet interessert i hva som fungerer på web, og hvordan man kommer ditt via innholdstrategi og analyseverktøy.